Máte malou společnost a tu a tam jste nuceni uspořádat schůzku, na které podepíšete smlouvy, dohodnete se na zakázce, přijímáte nového zaměstnance, nebo řešíte jinou obchodní či firemní záležitost? V tom případě byste měli mít místnost, kde může reprezentativní schůzka proběhnout, nebo mít alespoň kancelář uzpůsobenou tak, aby v ní usedlo i pět osob najednou u jednoho stolu.
Mít pořádný stůl
Už jste někdy byli na jednání a posazeni ke stolu, který byl starý, odřený, s vyrytými vzkazy, nebo odloupnutou lemovou páskou kryjící překližku, z níž byl tvořen? Mít kvalitní stůl je základ, u něho zákazník či partner sedí a má čas si jej prohlédnout do detailu. Musí být dokonalý. Proto se vyplatí zaměřit se na jednací stoly, které se hodí pro jakoukoli kancelář, jednací místnost, zasedací kancelář… Stejně tak byste měli dbát na hezké, kvalitní a funkční kancelářské židle. Tady můžete udělat velký dojem, nebo naopak zapůsobit špatně.
Je třeba dělat poznámky, které všichni uvidí
Stejně tak byste měli mít flip chart neboli velkou bílou tabuli, po níž můžete psát smazatelnými fixami, můžete k ní magnety přichytit papíry, nebo přes ni přehodíte „blok“ velkých papírů, na něž budete psát poznámky a libovolně si je dle potřeby přetáčet. Flip chart upotřebíte i při schůzkách se zaměstnanci, nebo při vymýšlení strategie, hodnocení obchodů…
Promítací technika
Některé firmy, zvláště ty, které mají víc zaměstnanců, jimž sdělují, jak si v uplynulém období vedli, nebo jim chtějí udělat prezentaci nového produktu a podobně, upotřebí i promítací projektor. I při schůzkách jej můžete využít, když budete chtít klienta seznámit s novinkami na vaší půdě.
Myslete na občerstvení
Na začátku schůzky byste měli nabídnout nealkoholický nápoj a kávu. Již se stalo normálním, že je ve firmě kávovar, kvalitní káva a šálek espressa je tak skutečnou lahůdkou. Je na vás, zda budete podávat vodu balenou v lahvích nebo si pořídíte zásobník vody, který může být doplněn sifonem. Neměl by vám chybět ani balený cukr, malé smetánky a pod šálky rozetky (malé papírové podložky).
Schůzky jsou důležité, a je důležité být na ně připraven nejen co se týče informací a vědomostí, ale i prostředím a vybavením. Myslete na to a uvidíte, že pro vás budou schůzky i porady hračkou.